Wirtualna asystentka dla jednoosobowej działalności i małej firmy — kiedy przestajesz robić wszystko samemu

Prowadzisz jednoosobową działalność albo małą firmę i coraz częściej łapiesz się na tym, że jesteś jednocześnie właścicielem, księgowym, sekretarką i działem obsługi klienta? Wirtualna asystentka dla JDG i małej firmy to sposób, żeby oddać powtarzalne, czasochłonne zadania komuś, kto po prostu je ogarnie — bez etatu, bez ZUS-u i bez długoterminowych zobowiązań. Płacisz tylko za realnie przepracowany czas, a swoją głowę i kalendarz odzyskujesz dla rzeczy, na których naprawdę się znasz.

Jednoosobowa firma znaczy: wszystko na Twojej głowie

W dużej firmie fakturę wprowadza księgowość, telefon odbiera recepcja, a maile porządkuje asystent. W jednoosobowej działalności — i w większości małych firm — te wszystkie role masz Ty.

I to nie jest tak, że te zadania są trudne. One są po prostu czasochłonne i nie kończą się nigdy: obdzwonić leady, przypomnieć klientowi o płatności, ogarnąć dokumenty do księgowej, porównać oferty dostawców, dopiąć załączniki do przetargu. Każde z osobna zajmuje kwadrans. Razem — pół dnia, którego już nie odzyskasz na to, co faktycznie zarabia.

Efekt zna chyba każdy przedsiębiorca prowadzący firmę „w pojedynkę": najważniejsze rzeczy — sprzedaż, klienci, rozwój — robisz wieczorami, bo w ciągu dnia gasisz drobne pożary.

Wirtualna asystentka dla jednoosobowej działalności — co realnie możesz jej oddać?

Nie chodzi o to, żeby oddać firmę. Chodzi o to, żeby oddać zadania, które nie wymagają Twoich unikalnych kompetencji, a mimo to zjadają Twój czas. Na przykład:

Back-office i dokumenty

• porządkowanie dokumentów, plików i wersji

• checklisty, zestawienia, proste raporty

• pilnowanie terminów i „dopinanie" tematów do końca

Faktury i wsparcie księgowości

• wprowadzanie faktur kosztowych do systemu

• zestawienia do fakturowania i rozliczeń

• porządek w dokumentach dla Twojej księgowej

Telefony i follow-up

• obdzwanianie leadów i powroty do zapytań, które utknęły

• przypomnienia o płatnościach, przedłużenia umów

• krótkie rozmowy z rynkiem i notatki z nich

Research i organizacja

• porównania ofert i rekomendacje

• sprawdzenie konkurencji: ceny, warunki

• znalezienie dostawcy albo usługi „na już"

Przetargi i dokumentacja

• kompletowanie załączników i wersji plików

• checklisty przetargowe

• karty produktów i dokumentacja po przetargu

Wsparcie sprzedaży i komunikacji

• porządek i publikacje na LinkedIn

• bazy kontaktów, statusy, follow-up

• wsparcie przy eventach i współpracach

To nie jest wirtualny sekretariat ani call center. Wirtualna asystentka dla jednoosobowej działalności to jedna dedykowana osoba, która poznaje Twoją firmę..

Znam te obawy — bo słyszymy je najczęściej

„Nie mam czasu delegować — wytłumaczenie zajmie mi tyle, co zrobienie tego samemu." Na początku owszem, trochę czasu na ustalenia poświęcić trzeba. Ale to jednorazowy koszt, który zwraca się już po kilku tygodniach — bo zadanie raz przekazane wraca do Ciebie zrobione, a nie do ponownego tłumaczenia. Zaczynamy od krótkiej rozmowy albo formularza, ustalamy priorytety i narzędzia, i startujemy w 24 godziny.

„Nikt z zewnątrz nie ogarnie moich specyficznych procesów." Dlatego nie dostajesz przypadkowej osoby z puli. Masz jedną przypisaną asystentkę (albo zespół, jeśli Twoja firma wymaga różnych kompetencji), dobraną pod Twoje zadania, która uczy się kontekstu Twojej firmy. A nad jakością i priorytetami czuwa manager — nadzór managerski jest w cenie.

„Etat to dla mnie za duże zobowiązanie." I słusznie — dlatego to nie jest etat. Bez ZUS-u, bez L4, bez rekrutacji i bez wypłaty w miesiącu, w którym akurat masz mniej pracy. Płacisz wyłącznie za realnie przepracowane godziny, rozliczane co do minuty, z cotygodniowym raportem, za co dokładnie zapłaciłeś/aś.

„A jak asystentki akurat nie będzie?" Zastępstwo jest w cenie, żeby zachować ciągłość — nie zostajesz nagle sam/a z zadaniami w połowie tygodnia.

Jak to wygląda w praktyce?

Wyobraź sobie właściciela jednoosobowej firmy usługowej, który miesięcznie tracił kilka wieczorów na wprowadzanie faktur kosztowych, przypominanie klientom o płatnościach i obdzwanianie zapytań, które przychodziły w ciągu dnia, ale nie miał kiedy do nich wrócić.

Po ustaleniu priorytetów oddał asystentce trzy powtarzalne obszary: faktury do systemu, follow-up płatności i powroty do leadów. Efekt, który zwykle opisują nasi klienci przy takim zakresie, to nie „więcej godzin w dobie", tylko coś prostszego: wieczory przestają być drugą zmianą, a zapytania od klientów przestają umierać w skrzynce, bo ktoś do nich wraca tego samego dnia.

Ile to kosztuje?

Bez ukrytych progów i bez zaskoczeń. Do wyboru masz dwa pakiety:

Pakiet Startowy — na start albo gdy chcesz sprawdzić współpracę lub potrzebujesz doraźnej pomocy:

• 10 h — 99 zł netto/h

• 20 h — 89 zł netto/h

• 30 h i więcej — 85 zł netto/h

Pakiet Współpraca — stałe wsparcie co miesiąc, umowa na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia:

• 10 h — 90 zł netto/h

• 20 h — 82 zł netto/h

• 30 h i więcej — 78 zł netto/h

• przy płatności za rok z góry — 5% rabatu

W obu pakietach rozliczamy pracę co do minuty i wysyłamy raporty z wykonanych zadań. Tutaj znajdziesz pełny cennik i kalkulator oszczędności.

Zacznij bez ryzyka

Wiemy, że oddanie części firmy w cudze ręce to decyzja, której nie podejmuje się w ciemno. Dlatego pierwszy pakiet (minimum 10 godzin) możesz przetestować bez ryzyka: jeśli w pierwszych 5 godzinach uznasz, że to nie dla Ciebie — zwracamy 100% kwoty. Gwarancja dotyczy pierwszego pakietu w danej firmie.

Jeśli prowadzisz JDG albo małą firmę i czujesz, że najwięcej czasu zabierają Ci rzeczy, których wcale nie musisz robić osobiście — porozmawiajmy. Wypełnij formularz albo umów bezpłatną, 15-minutową rozmowę, a wspólnie sprawdzimy, co możemy z Ciebie zdjąć.