.png)
Zadania urzędowo-księgowe
Faktury, umowy, urzędy i systemy — zajmiemy się tym za Ciebie.
Każdy właściciel firmy zna to uczucie: jest stos dokumentów, deadline na wczoraj, a Ty siedzisz i zamiast rozwijać firmę — wpisujesz faktury do systemu. Oddaj nam tę robotę.
Co dokładnie robimy:
-
Obsługa faktur i płatności — wystawianie, księgowanie, wysyłanie do klientów
-
Kontrola terminowości płatności — pilnujemy, żebyś dostawał pieniądze na czas
-
Uzupełnianie umów oraz kontrola ich statusu
-
Kontakty z urzędami — pisma, wnioski, uzupełnianie braków, monitoring spraw
-
Pomoc w przygotowywaniu danych do grantów i dotacji
-
Obsługa programów SaaS — wprowadzanie danych, aktualizacje, raportowanie
Przykładowe zadania z naszej pracy:
-
Wpisywanie faktur kosztowych do systemu księgowego klienta z branży medycznej (co miesiąc)
-
Przygotowanie dokumentacji przetargowej dla firmy z branży energetycznej
-
Comiesięczne zestawienia dokumentów dla dewelopera do rozliczeń z księgowością
-
Wpisywanie danych wypracowanych rzeczy do systemu fakturowania klienta z branży pralniczej
-
Pisanie wniosków o dotacje i pożyczki dla klientów firmy doradztwa finansowego
Ta usługa jest dla Ciebie jeśli:
Prowadzisz małą lub średnią firmę i sam zajmujesz się dokumentacją
Tracisz godziny na wpisywanie danych do systemów
Boisz się, że faktura 'gdzieś przepadnie' albo kontrahent nie zapłaci w terminie
Masz dużo do czynienia z urzędami i nie lubisz tego
Starasz się o dotację lub grant
i potrzebujesz kogoś do przygotowania dokumentów
Jak zacząć
Powiedz nam co masz do zrobienia — my powiemy ile to zajmie i ile kosztuje. Możesz zacząć od jednorazowego zadania lub regularnej miesięcznej pomocy.
Najczęściej zadawane przez klientów pytania dotyczące zadań urzędowo-księgowych:
Czy musicie mieć dostęp do naszych systemów?
Tak — do realizacji części zadań (np. wpisywania danych) potrzebujemy dostępu do systemu). Wszystkie asystentki podpisują umowę o poufności i posiadają certyfikat RODO. Twoje dane są bezpieczne.
Czy pracujecie z każdym systemem księgowym / SaaS?
Pracujemy z różnymi systemami — przed startem omawiamy jakich narzędzi używacie. Jeśli potrzeba nauki — asystentka wdraża się samodzielnie, z pomocą managera Ogarnij.pl
Jak wygląda kontrola terminów płatności?
Monitorujemy terminy płatności i przypominamy — zgodnie z ustalonym przez Ciebie schematem. Możemy wysyłać przypomnienia mailem lub telefonicznie.
Zadania biurowo-logistyczne
Maile, spotkania, oferty, rekrutacja — ogarniamy Twoje biuro zdalnie.
Skrzynka mailowa pełna wiadomości, kalendarz wymagający żonglerki, klienci czekający na potwierdzenie spotkania. To nie musi być Twój problem.
Co dokładnie robimy:
-
Odpowiadanie na maile — w Twoim imieniu lub jako wsparcie
-
Obsługa kalendarza — planowanie, pilnowanie terminów
-
Umawianie i potwierdzanie spotkań z klientami
-
Przygotowywanie i wysyłanie zapytań ofertowych
-
Poszukiwanie pracowników — ogłoszenia, wstępna selekcja, umawianie rozmów
-
Poszukiwanie usługodawców i podwykonawców
-
Organizacja i obsługa spotkań online
-
Organizacja szkoleń i warsztatów
Przykładowe zadania z naszej pracy:
-
Obdzwanianie klientów szkoły językowej w sprawie przedłużenia umowy na kolejny okres
-
Organizacja serwisu okien w nowo wybudowanych domach (koordynacja z firmami serwisowymi)
-
Szukanie klientów na imprezy firmowe dla hotelu butikowego
-
Wystawianie faktur i obsługa bieżąca dla firmy IT
Ta usługa jest dla Ciebie jeśli:
Twoja skrzynka mailowa wymknęła się spod kontroli
Tracisz czas na umawianie spotkań
i potwierdzenia
Chcesz żeby ktoś znalazł Ci dobrego podwykonawcę lub pracownika
Potrzebujesz ktoś, kto zajmie się logistyką spotkań i szkoleń
Jak zacząć
Powiedz nam co masz do zrobienia — my powiemy ile to zajmie i ile kosztuje. Możesz zacząć od jednorazowego zadania lub regularnej miesięcznej pomocy.
Najczęściej zadawane przez klientów pytania dotyczące zadań biurowo-logistycznych:
Czy asystentka może pisać maile w moim imieniu?
Tak — po ustaleniu tonu komunikacji i wzorów odpowiedzi. Możesz też wybrać model, w którym asystentka przygotowuje odpowiedzi, a Ty je zatwierdzasz przed wysłaniem.
Jak asystentka dostaje dostęp do kalendarza i skrzynki?
Technicznie — przez udostępnienie dostępu (np. Google Workspace, Outlook). Bezpieczeństwo danych jest zabezpieczone umową o poufności i certyfikatem RODO.
Zadania analityczno-przygotowawcze
Research, analizy i raporty — zamiast spędzać godziny na zbieraniu danych, dostaniesz gotowe zestawienie.
Chcesz wiedzieć ile kosztuje konkurencja, kim są Twoi potencjalni klienci albo co sądzą obecni? Zbieramy dane, analizujemy i przekazujemy Ci wnioski — gotowe do decyzji.
Co dokładnie robimy:
-
Research danych — zbieranie informacji z internetu, baz danych, branżowych źródeł
-
Badanie opinii klientów i przygotowanie raportu z wyników
-
Analiza konkurencji — ceny, oferta, pozycjonowanie
-
Aktualizacja baz danych klientów
-
Redagowanie tekstów — pisma, opisy, treści
-
Tworzenie ofert dla klientów
-
Przygotowywanie prezentacji
Przykładowe zadania z naszej pracy:
-
Sprawdzenie cen konkurencji dla weterynarza
-
Badanie rynku domów opieki dla firmy z branży medycznej (obdzwanianie, zbieranie danych)
-
Przygotowanie kart produktów po realizacji przetargu dla firmy instalacyjnej
-
Research i aktualizacja bazy potencjalnych klientów
Ta usługa jest dla Ciebie jeśli:
Chcesz wiedzieć co robi konkurencja, ale nie masz czasu samemu sprawdzać
Potrzebujesz zebrać opinie klientów i dostać konkretny raport
Twoja baza danych jest nieaktualna i wymaga dopracowania
Masz do napisania ofertę lub prezentację do przygotowania
Jak zacząć
Powiedz nam co masz do zrobienia — my powiemy ile to zajmie i ile kosztuje. Możesz zacząć od jednorazowego zadania lub regularnej miesięcznej pomocy.
Najczęściej zadawane przez klientów pytania dotyczące zadań analityczno-przygotowawczych:
W jakiej formie dostanę wyniki researchu?
W formie, która Ci pasuje — arkusz Excel, dokument Word, prezentacja, raport PDF. Ustalamy przed startem.
Czy możecie dzwonić do klientów lub firm w ramach badania rynku?
Tak — prowadzimy rozmowy telefoniczne, zbieramy dane i opracowujemy wyniki. Przykład: badanie rynku domów opieki dla klienta z branży medycznej.
Zadania marketingowo-cyfrowe
Social media, blog, sklep online, wizytówka Google — Twoja obecność w sieci, bez Twojego czasu.
Wiesz, że powinieneś być aktywny w social mediach i dbać o wizytówkę Google — ale ciągle brakuje czasu. Zajmiemy się tym za Ciebie.
Co dokładnie robimy:
-
Prowadzimy Social media — planujemy, tworzymy i publikujemy posty
(Facebook, Instagram, LinkedIn) -
Poprowadzimy bloga — pisanie i publikowanie artykułów
-
Pomożemy w obsłudze sklepów internetowych i portali sprzedażowych
-
Tworzymy i aktualizujemy wizytówki Google
Przykładowe zadania z naszej pracy:
-
Prowadzenie profilu LinkedIn dla firmy z branży IT
-
Obdzwanianie leadów i wprowadzanie danych dla firmy z branży budowlanej (sprzedaż izolacji)
-
Obdzwanianie leadów dla firmy kredytowej + wprowadzanie danych do CRM
Ta usługa jest dla Ciebie jeśli:
Twój profil firmowy w social mediach nie był aktualizowany od miesięcy
Masz sklep online, ale nie masz czasu aktualizować produktów i cen
Twoja wizytówka Google jest niepełna lub nieaktualna
Masz leady, ale brakuje kogoś do ich obdzwaniania
Jak zacząć
Powiedz nam co masz do zrobienia — my powiemy ile to zajmie i ile kosztuje. Możesz zacząć od jednorazowego zadania lub regularnej miesięcznej pomocy.
Najczęściej zadawane przez klientów pytania dotyczące zadań marketingowo-cyfrowych:
Czy asystentka tworzy grafiki do postów?
Tworzymy proste grafiki w Canva. Jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanego projektu graficznego — polecamy dedykowaną agencję
Czy asystentka sama tworzy treści czy potrzebuje materiałów ode mnie?
Tworzymy treści samodzielnie na podstawie Twojej branży i ustaleń ze startu. Jeśli masz własne zdjęcia lub materiały — świetnie, chętnie je wykorzystamy.
Zadania concierge
Masz coś do ogarnięcia — a nie masz na to czasu ani głowy? Zadzwoń do nas.
Planowanie podróży służbowych, szukanie usługodawcy, rezerwacja restauracji, sprawdzenie czegoś — to wszystko możesz po prostu oddelegować.
Co dokładnie robimy:
-
Planowanie podróży i rezerwacja hoteli
-
Poszukiwanie i rezerwacja biletów (lotnicze, kolejowe)
-
Wynajem samochodów
-
Rezerwacja stolika w restauracji
-
Pomoc w znalezieniu specjalistycznych usług — remonty, wizyty lekarskie, fryzjer i inne
-
…i wiele innych — powiedz nam co trzeba zrobić
Przykładowe zadania z naszej pracy:
-
Organizacja wyjazdu klienta na targi do Chin —rezerwacja biletów i hoteli, research dotyczący form płatności i lokalnych zwyczajów, wyszukanie polskich przedstawicieli na miejscu mogących pomóc na targach.
-
Wysyłka prezentów świątecznych dla klientów — znalezienie dostawcy, zebranie adresów, przygotowanie etykiet, koordynacja wysyłki ponad 200 paczek
-
Organizacja kolacji wigilijnej dla zespołu firmy z branży IT
Dla kogo ta usługa?
Jeśli masz zadanie, które nie pasuje do żadnej innej kategorii — tu jest jego miejsce. Concierge to nasza 'otwarta kategoria' — jeśli da się to ogarnąć, ogarniemy.
Jak zacząć
Powiedz nam co masz do zrobienia — my powiemy ile to zajmie i ile kosztuje. Możesz zacząć od jednorazowego zadania lub regularnej miesięcznej pomocy.
Przykłady z naszej pracy
Dokumentacja przetargowa bez stresu
Mała firma rodzinna z branży energetycznej Właściciel sam przygotowywał całą dokumentację przetargową — zabierało to kilkanaście godzin miesięcznie. Teraz Ogarnij.pl przygotowuje dokumenty — właściciel podpisuje i wysyła.
Koniec z ręcznym wpisywaniem danych
Firma pralnicza obsługująca hotele. Co miesiąc właścicielka musiała ręcznie wpisywać dane do systemu, żeby wystawić faktury klientom. Teraz robi to asystentka Ogarnij.pl— miesięczne zestawienia trafiają do klienta na czas, bez błędów.
Wnioski o dotacje bez angażowania właściciela
Jednoosobowa firma doradcza. Właściciel przyjmował zlecenia na wnioski o dotacje dla swoich klientów, ale nie miał czasu ich pisać. Asystentka Ogarnij.pl przygotowuje dokumenty — właściciel je sprawdza, finalizuje
i podpisuje.
Asystentka zamiast office managera
Mały deweloper — stały kontakt z właścicielem, różnorodne zadania: zestawienia dla księgowości, koordynacja serwisów, organizacja napraw w nowo wybudowanych domach, szukanie usługodawców. Ogarnij.pl bierze na siebie całą operację.
OPINIE NASZYCH KLIENTÓW
"Ogarnij.pl to fantastyczne wsparcie dla każdego, kto potrzebuje profesjonalnej wirtualnej asystentki! Ich zespół charakteryzuje się wysoką jakością usług, szybkością reakcji i zaangażowaniem. Zdecydowanie polecam!
"Współpracowałem z firmą Ogarnij.pl i bez ich pomocy realizacja zleceń jakie przyjąłem byłaby zdecydowanie trudniejsza czy nawet niemożliwa. Zamierzam współpracować w przyszłości. Polecam."
Zaufali nam:
